Kebijakan Umum Layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN di Perpustakaan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan

Interlibrary Loan, Librarianship Comments Off

Kebijakan Umum Layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN di Perpustakaan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan

oleh: Muhammad Rasyid Ridho

PENDAHULUAN

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, setiap instansi pemerintahan harus menyelenggarakan kegiatan pelayanan publik melalui berbagai cara dan inovasi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Salah satu bentuk pelayanan publik yang dilakukan oleh Ditjen GTK adalah kegiatan pelayanan perpustakaan. Inovasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi agar dapat memenuhi hasil yang optimal. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan terus dilakukan. Kondisi saat ini masih ditemukan adanya permasalahan menyangkut pelayanan perpustakaan tersebut, antara lain ketidakteraturan dalam pemanfaatan layanan perpustakaan, dan lokasi perpustakaan yang terpisah-pisah. Oleh karena itu, perlu upaya serius untuk mengatasi hal tersebut. Seiring dengan kemajuan teknologi, infomasi, dan komunikasi, bentuk pelayanan terhadap perpustakaan harus ditingkatkan. Salah satu caranya adalah memanfaatkan teknologi informasi berbasis web. Meskipun demikian, pemanfaatan teknologi infomasi berbasis web harus tunduk pada peraturan tentang keterbukaan informasi publik dan transaksi elektronik sebagaimana diatur dalam undang-undang.

Penyelenggaraan pelayanan perpustakan dengan memanfaatkan teknologi informasi yaitu model penyelenggaraan pelayananan perpustakaan dengan teknik Kerjasama Pinjam antar perpustakaan (Interlibrary Loan) adalah proses transaksi antar satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya untuk saling meminjamkan dan tukar menukar koleksi yang mereka butuhkan demi efektifitas dan efisiensi

PENGERTIAN SIMPEL PUTAR BERLIAN

Layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN dikembangkan dengan maksud untuk mengumpulkan, menyimpan, menyebarluaskan bahan pustaka, serta melakukan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan yang berada di bawah lingungkan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.

KEBIJAKAN PINJAM ANTARPERPUSTAKAAN PADA SIMPEL PUTAR BERLIAN

Dalam upaya membangun layanan pinjam antarperpustakaan menggunakan layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN sesuai dengan prosedur dan standar yang baku, maka perlu dibuat dan ditetapkan kebijakan operasional layanan peminjaman antarperpustakaan. Kebijakan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi para pihak yang terlibat dalam aktivitas operasional.

Kebijakan ini juga diharapkan dapat memberikan kepastian operasional dan menjamin keberlangsungan aktivitas pinjam antarperpustakaan di lingkungan Ditjen GTK.

PRINSIP PRINSIP PEMINJAMAN ANTARPERPUSTAKAAN PADA SIMPEL PUTAR BERLIAN

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam peminjaman antarperpustakaan menggunakan SIMPEL PUTAR BERLIAN adalah sebagai berikut:

 Prinsip 1: Perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka untuk memperoleh informasi bahan pustaka tanpa batas ruang dan waktu.

Prinsip 2: Perpustakaan dapat mempublikasikan layanan pinjam antarperpustakaan kepada pemustaka.

Prinsip 3: Perpustakaan mengembangkan sistem yang efektif dan efisien dalam mengembangan sistem layanan pinjam antarperpustakaan,

Prinsip 4: Perpustakaan memahami serta menyepakati kebijakan tentang layanan pinjam antarperpustakaan.

Prinsip 5: Perpustakaan perlu memperhatikan dampak biaya yang timbul dari layanan peminjaman antarperpustakaan.

DASAR HUKUM

  1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
  2. PP no. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU tentang Perpustakaan
  3. UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik



VERIFIKASI DATA

  1. Permohonan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan oleh pemustaka melalui SIMPEL PUTAR BERLIAN harus diverifikasi oleh pengelola perpustakaan/pustakawan.
  2. Permohonan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan diverifikasi menggunakan username dan password
  3. Verifikasi data pemohonan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan dilakukan secara efektif dan efisien.
  4. Verifikasi data permohonan peminjaman meliputi, data peminjam, data bibliografi bahan pustaka, lokasi bahan pustaka, biaya pengiriman, dan waktu pengiriman.
  5. Persetujuan permohonan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan dilakukan melalui aplikasi SIMPEL PUTAR BERLIAN dengan mengikuti ketentuan yang berlaku.



SALURAN MEDIA

Dalam melaksanakan layanan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan melalui Aplikasi SIMPEL PUTAR BERLIAN diperlukan saluran media sebagai berikut:

  1. Internet
  2. Fax
  3. Email
  4. Telepon
  5. Jasa Kurir
  6. Media Sosial



STANDAR FORMAT

  1. Penggabungan data bibliografi antarperpustakaan pada aplikasi SIMPEL PUTAR BERLIAN menggunakan protocol OAI-PMH.
  2. OAI-PMH adalah sebuah harvesting protokol (protokol pemungut/pangambil metadata) yang digunakan untuk berbagi metadata antar layanan perpustakaan.
  3. Informasi lebih lanjut mengenai OAI-PMH dapat dilihat melalui laman berikut http://www.openarchives.org/



METODE DAN BIAYA PENGIRIMAN BAHAN PUSTAKA

  1. Pengiriman bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka dapat dilakukan melalui jasa pengiriman atau jasa kurir.
  2. Biaya pengiriman dan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam melalui layanan pinjam antarperpustakaan ditanggung oleh pemustaka.
  3. Packing bahan pustaka dilakukan dengan mempertimbangkan resiko kerusakan yang akan timbul pada saat dikirim kepada pemustaka.



KETERSEDIAAN SISTEM DAN BAHAN PUSTAKA

  1. Penyedia/pengeloal layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN menjamin aplikasi dapat beroperasi secara online selama 7×24 jam secara berkelanjutan.
  2. Perpustakaan yang menerima permohonan peminjaman bahan pustaka antarperpustakaan melalui layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN, dapat merespon secara cepat melalui saluran media yang tersedia.
  3. Perpustakaan dapat menghubungi atau merujuk perpustakaan lain apabila bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka tidak tersedia melalui saluran media yang terdapat pada kebijakan ini.
  4. Perpustakaan memastikan bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pemustaka diberi tanda dengan nama dan alamat perpustakaan milik sendiri, tanggal pinjam, tanggal harus dikembalikan serta syarat dan ketentuan yang berlaku.



TATA CARA PROSEDUR PEMINJAMAN ANTARPERPUSTAKAAN

  1. Perpustakaan wajib mengukuti tata tertib dan aturan peminjaman antarperpustakaan yang berlaku.
  2. Perpustakaan melakukan peminjaman bahan pustaka antarpermustakaan melalui layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN.
  3. Perpustakaan menerima dan merespon permohonan peminjaman antarperpustakaan oleh pemustaka melalui layanan SIMPEL PUTAR BERLIAN.
  4. Perpustakaan mencatat data peminjam, koleksi yang dipinjam, tanggal tanggal pengiriman bahan pustaka, tanggal pinjmam tanggal harus kembali.
  5. Perpustakaan mem-packing dan mengirimkan bahan pustaka yang akan dipinjam oleh pemustaka melui jasa pengiriman barang



PERIODE PINJAMAN, PENGEMBALIAN, DAN PERPANJANGAN KOLEKSI

Periode peminjaman, pengembalian dan perpanjangan peminjaman bahan pustaka pada layanan pinjam antarperpustakaan ditetapkan melalui kesepakatan bersama yang dibuat secara tertulis dan disetujui oleh pengambil kebijakan.

TANGGUNG JAWAB ATAS KEHILANGAN ATAU KERUSAKAN

Segala kehilangan atau kerusakan bahan pustaka yang timbul dari peminjaman antarperpustakaan ditanggung oleh pemustaka.

STATISTIK

Petugas/pengelola perpustakaan harus dapat membuat laporan statistik layanan pinjam antarperpustakaan secara berkala. Laporan statistik meliputi: statistik peminjaman dan statistik koleksi.

KOMUNITAS

Salah satu yang harus ditetapkan di awal terkait dengan pengembangan sistem SIMPEL PUTAR BERLIAN adalah mendefinisikan “komunitas”, siapa saja yang menjadi bagian dalam sistem.

Komunitas merupakan unit administratif yang melakukan aktivitas, memiliki kepemimpinan tertentu, memiliki stabilitas jangka panjang, dan dapat bertanggungjawab untuk menetapkan kebijakan komunitas. Berikut ini yang dapat dikategorikan sebagai komunitas:

  1. Direktorat Jenderal GTK;
  2. Sekretariat Jenderal GTK;
  3. Direktorat Pembinaan GTK PAUD dan DIKMAS;
  4. Direktort Pembinaan Guru Pendidikan Dasar;
  5. Direktorat Pembinaan Guru Pendidikan Menengah;
  6. Direktorat Pembinaan Tenaga Kependidikan DIKDASMEN;
  7. P4TK;
  8. LPPKS;
  9. LPPPTK KPTK;
  10. Pegawai atau staf di lingkungan Ditjen GTK;

Setiap komunitas harus mampu untuk menunjuk koordinator (Person Incharge/PIC) yang bertanggungjawab untuk menjalankan layanan pinjam antarperpustakaan.

 

DAFTAR RUJUKAN

  1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
  2. PP no. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU tentang Perpustakaan
  3. UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
  4. Guidelines for Best Practice in Interlibrary Loan and Document Delivery https://www.ifla.org/files/assets/docdel/documents/guidelines-best-practice-ill-dd-en.pdf (diakses pada 4 Juli 2017)
  5. IFLA guidelines for sending ILL requests by email https://www.ifla.org/archive/uap/p3/g-ill.htm diakses pada 4 Juli 2017
  6. Model National Interlibrary Loan Code https://www.ifla.org/archive/uap/p3/model.htm diakses pada 4 Juli 2017

 

Author

Back to Top